Chargé.e de l’administration du personnel

I-MISSION

Le/La chargé.e de l’administration du personnel vieille au respect des obligations légales et des politiques et procédures RH internes, en lien avec le/la responsable ressources humaines et les responsables opérationnel.le.s. Il/Elle est en charge du suivi administratif des collaborateur.trice.s Siège et expatrié.e.s de l’Association et appuie le/la responsable ressources humaines aux actions de recrutement et de formation ainsi qu’à la gestion des relations sociales.

Il/Elle appuie également les représentant.e.s pays et la directrice de « La Chrysalide » à l’application de la politique RH, la mise en place de procédures RH et l’application des droits du travail nationaux.

II-TACHES ET RESPONSABILITES

  1. Assurer le suivi administratif des collaborateur.trice.s Siège et expatrié.e.s
  • Assure une fonction de veille quotidienne relative à l’évolution du cadre juridique et social et applique les mesures règlementaires liées au droit du travail
  • Répond aux sollicitations diverses des responsables opérationnel.le.s et des collaborateur.trice.s sur les questions sociales
  • Etablit et suit les contrats de travail, avenants, lettres de mission, courriers et tout autre document contractuel
  • Réalise les formalités liées à l’entrée et au départ des collaborateur.trice.s : DPAE, mise à jour du registre du personnel papier et électronique, coordination de la production des documents de fin de contrat
  • Assure la constitution et la mise à jour des dossiers du personnel papier et électroniques
  • Envoie les demandes d’affiliation, de radiation et de mise à jour aux organismes sociaux et aux assurances
  • Assure la mise à jour et le développement des tableaux de bord RH Siège et expatrié.e.s
  • Participe à la gestion des dossiers juridiques individuels ou collectifs Siège et expatrié.e.s (disciplinaires/contentieux)
  1. Participer à la production et au contrôle de la paie et des déclarations sociales
  • Prépare les éléments variables de paie et participe à la vérification des fiches de paie
  • Suit, commande et distribue les tickets restaurant des salarié.e.s du Siège
  • Assure le rapprochement des remboursements des indemnités journalières avec les données de paie
  • Suit le cycle des déclarations sociales et des paiements, en lien avec le prestataire de paie et le service administratif et financier
  • Participe à l’animation des relations avec les prestataires sociaux
  • Gère les contrats Groupe santé complémentaire et prévoyance
  • Gère le 1% logement
  1. Conseil en gestion des ressources humaines nationales (France et international)
  • Collecte et vérifie les documents et outils de suivi RH nationaux remontés par le terrain (contrats, paies, etc.)
  • Suit et apporte des conseils techniques et/ou méthodologiques aux responsables opérationnel.le.s dans le domaine de la gestion administrative individuelle des collaborateurs.trices
  • Appuie les respésentant.e.s pays et la directrice de « La Chrysalide » dans l’application de la politique RH et au développement de procédures internes
  • Apporte un appui à la gestion des dossiers juridiques individuels ou collectifs nationaux (disciplinaires/contentieux)
  1. Appui au recrutement et intégration
  • Appuie les responsables opérationnel.le.s dans le recrutement des stagiaires et volontaires en service civique : analyse et documentation des profils recherchés, présélection des candidat.e.s, communication des conditions de stage et de mission de service civique auprès des candidat.e.s retenu.e.s, et coordination des préparatifs d’arrivée en lien avec les écoles et l’Agence de service civique
  • Appuie le/la responsable ressources humaines dans le recrutement des salarié.e.s : diffusion des annonces, participation à la mise à jour de la base de données de candidat.e.s, réponse aux candidatures spontanées
  • Propose et met en œuvre des outils pour l’intégration des nouvelles recrues
  • Est force de proposition en matière d’évolution de la stratégie de recrutement : sourcing, vivier, marque employeur
  • Assure le suivi et le reporting des indicateurs annuels de recrutement
  • Appuie les référent.e.s métier dans la gestion des bénévoles
  1. Appui à la gestion de la formation continue
  • Met en œuvre le plan de développement des compétences en lien avec l’OPCO, les centres de formation et le service administratif et financier
  • Participe à la réalisation des bilans annuels
  1. Appui à la gestion des relations sociales
  • Organise les élections professionnelles
  • Contribue à l’élaboration, la mise à jour et la mise à disposition de la Base de Données Economiques et Sociales auprès des personnes concernées
  1. Participation à l’animation de la sécurité et des conditions de travail
  • Pilote l’organisation et suit les visites médicales (embauche, périodiques, reprise)
  • Propose et met en œuvre, en lien avec le/la responsable ressources humaines, des projets d’amélioration des conditions de travail
  • Met à jour l’affichage obligatoire
  • Contribue à la mise à jour annuelle du Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels, en lien avec la médecine du travail et le/la responsable ressources humaines
  1. Participation aux activités du service Ressources humaines
  • Identifie les besoins en process et procédures et, en lien avec la responsable ressources humaines et assure leur rédaction / mise à jour en fonction des besoins et priorités
  • Propose et met en œuvre des indicateurs de suivi RH
  • Est force de proposition en matière de gestion de l’information, simplification des process et classement/archivage
  • Propose et met en œuvre des solutions de digitalisation/dématérialisation des process RH
  • Propose et contribue à la mise en place d’actions de promotion de la communication interne (organisation de séminaires annuels, notamment)

D’autres activités complémentaires pourront être intégrées, à condition qu’elles soient en lien avec la fonction ressources humaines.

III-RELATIONS

Le/La Chargé.e de l’administration du personnel est rattaché.e au/à la Responsable ressources humaines.

Il/Elle travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des Directions et services du Siège, des équipes pays et du Centre Maternel La Chrysalide (93).

IV-PROFIL REQUIS

Compétences professionnelles :

  • Formation supérieure bac+3/4 ou équivalent en Ressources Humaines ou Droit social
  • Expérience minimum de 3 à 4 ans sur un poste similaire
  • Maîtrise impérative du droit du travail français et très bonne connaissance des obligations légales de l’organisation en matière sociale
  • Connaissance des règlementations et spécificités associées à la gestion RH en France et à l’international et dans le secteur associatif appréciée
  • Maîtrise des outils informatiques, impérativement Word, Excel et Internet
  • Connaissance du SIRH Lucca et du logiciel de paie Silaé appréciée
  • Connaissance des dispositifs de VSI et de Service civique appréciée
  • Connaissance de la convention collective 66 appréciée
  • Français et anglais courants
  • Capacités rédactionnelles
  • Première expérience professionnelle acquise au sein d’une association ou ONG très appréciée

Qualités appréciées :

  • Rigueur
  • Autonomie
  • Adaptabilité
  • Sens des priorités
  • Sens de la confidentialité
  • Sens du dialogue et intelligence relationnelle
  • Ecoute et diplomatie
  • Capacité à prendre du recul
  • Capacités d’organisation et d’anticipation
  • Goût pour les chiffres
  • Bonne compréhension des différences interculturelles

V-MODALITES PRATIQUES

Durée du contrat : Contrat à Durée Indéterminée

Statut : Employé.e

Prise de poste : le 24 mai 2021 (merci d’indiquer vos disponibilités)

Durée du travail : poste à temps plein (37h/semaine, RTT)

Rémunération : comprise entre 29K € et 33K € bruts annuels, selon profil

Autres avantages : Mutuelle ; tickets-restaurant d’une valeur faciale de 9€ (dont 60% pris en charge par Asmae) ; remboursement à hauteur de 50% des abonnements au réseau de transports publics

Localisation : poste basé à Montreuil (93)

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